TUGAS 3
AHMAD ABDUL MUIN
RICAD SOADUAN
ROFFI ADITYA
PRISMA PRASETYO
TEGAR PRATAMA PS
4KA24
Fakultas Ilmu Komputer & Teknologi Informasi
Universitas Gunadarma
2019
Audit Sistem Informasi Menggunakan COBIT 4.1 pada PT. IMI
Kemajuan disetiap bidang tak lepas dari teknologi sebagai penunjangnya, terutama teknologi informasi. Akan tetapi hal tersebut harus dimbangi dengan adanya sebuah evaluasi atau audit terhadap penggunaan Teknologi informasi itu sendiri sehingga ancaman atau kerugian dapat diminimalkan ataupun dicegah.
Pada Penelitian ini penulis berupaya menemukan dan mengetahui apakah tata kelola Teknologi informasi sudah di terapkan dengan baik dan efektif sesuai dengan visi dan misi perusahaan. Karena hal ini sangat penting mengingat besarnya biaya yang harus di keluarkan oleh perusahaan dalam menerapkan teknologi informasi khususnya pada PT.IMI agar biaya yang dikeluarkan tidaklah sia-sia dan memberikan manfaat sesuai target yang diinginkan oleh perusahaan dalam rangka mewujudkan visi dan misi. Penelitian ini bertujuan mengetahui sejauh mana kinerja sistem informasi administrasi logistik dan juga memberikan rekomendasi tata kelola perbaikan setelah mengetahui kesenjangan antara tata kelola saat ini dengan tata kelola yang diharapkan atau standard-standard yang diharapkan perusahaan pada proses bisnisnya sesuai dengan framework yang digunakan. Framework yang digunakan dalam penelitian ini adalah COBIT versi 4.1 khusus pada domain Deliver and Support (DS).
Teknik pengumpulan datanya dilakukan dengan observasi, kuesioner dan wawancara dengan narasumber yang telah ditentukan sesuai dengan domain dan Control Objective yang digunakan. Metode yang di gunakan penulis dalam menganalisa data menggunakan 4 tahapan, yaitu menentukan level domain, menentukan proses kendali, menentukan indikator dan pemetaan tingkat kematangannya. Sehingga hasil dari penelitian ini nantinya dapat diketahui tingkat kematangan (maturity level) pada proses bisnis yang berjalan di PT.IMI khusus pada Domain DS, yaitu berada pada level 4 yang berarti sudah terukur dan terintegrasi antar proses yang berlangsung dan memberikan rekomendasi kepada perusahaan agar penerapan Teknologi Informasi dapat lebih baik, efektif dan efisien.
Di ujung peradaban manusia yang kian sempurna ini, ilmu pengetahuan dan teknologi menempati posisi yang sangat penting. Hampir semua sektor usaha manusia diwarnai dengan penggunaan berbagai macam ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin canggih untuk menghadapi persaingan usaha yang ketat. Perkembangan teknologi dan informasi yang pesat mulai mempengaruhi berbagai aspek kehidupan, terutama dalam perusahaan untuk menjalankan proses bisnisnya. Dengan adanya teknologi dan informasi yang semakin canggih ini, tentunya dapat meningkatkan laba perusahaan dan menghadapi persaingan dalam pangsa pasar yang dinamis ini. Beberapa perusahaan di Indonesia telah menerapkan teknologi dan informasi dalam proses bisnisnya, salah satunya adalah PT.IMI Perusahaan ini merupakan perusahaan berkembang yang terletak di Green Sedayu Bispark Daan Mogot DM 11 No.62, Jl.Daan Mogot Km.18 RT.006 RW.012,Kalideres Jakarta Barat DKI Jakarta 11840, yang telah menerapkan teknologi informasi dalam menunjang kegiatan operasionalnya, baik dalam bidang penjualan, pembelian, inventory (persediaan), dan akuntansi.
Tentukan obyek audit yang akan dilakukan
Obyek audit yang akan digunakan adalah pada studi kasus audit sistem informasi PT.IMI. menggunakan COBIT 4.1. Metode objek audit yang digunakan dalam kasus ini adalah Audit Around The Computer, karena kami tidak menguji langkah-langkah proses secara langsung tetapi membandingkan input dan output dari sistem.
1. COBIT (Control Objective for Information and Related Technology)
COBIT merupakan cara atau metode yang dapat ditempuh untuk dapat menganalisa, mengembangkan, mempublikasikan, dan mempromosikan suatu otorisasi. COBIT ini dapat membuat up-to-date suatu sistem perusahaan serta dapat diterima oleh tata kelola TI profesional. Tata kelola TI yang dikontrol dibawah naungan COBIT merupakan tata kelola TI bertaraf internasional. Menurut IT Governance Institute COBIT (Control Objective for Information and Related Technology) adalah sekumpulan dokumentasi best practices untuk IT Governance yang dapat membantu auditor, manajemen, dan pengguna (user) untuk menjembatani gap antara resiko bisnis, kebutuhan kontrol dan permasalahan teknis.
COBIT berorientasi pada bagaimana menghubungkan tujuan bisnis dengan tujuan TI, menyediakan metric dan maturity model untuk mengukur pencapaiannya, dan mengidentifikasi tanggung jawab terkait bisnis dan pemilik proses TI. Penilaian capability process berdasarkan maturity model COBIT merupakan bagian penting dari implementasi IT Governance setelah mengidentifikasi proses kritis TI dan pengendaliannya, maturity modeling memungkinkan gap teridentifikasi dan ditujukan pada manajemen. Dengan mengetahui gap tersebut maka selanjutnya rencana kerja dapat dikembangkan untuk membawa proses ini sampai dengan sasaran capability level yang diharapkan. Dengan demikian, COBIT mendukung pengelolaan TI dengan menyediakan kerangka untuk memastikan bahwa :
1. TI berjalan dengan bisnis
2. TI memungkinkan bisnis dan memakismalkan keuntungan
3. Sumber daya TI digunakan secara bertanggung jawab
4. Risiko TI dikelola dengan tepat
2. Fungsi COBIT
COBIT memiliki fungsi antara lain :
1. Meningkatkan pendekatan/program audit.
2. Mendukung audit kerja dengan arahan audit secara rinci
3. Memberikan petunjuk untuk IT governance.
4. Sebagai penilaian benchmark untuk kendali Sistem Informasi/Teknologi Informasi.
5. Meningkatkan kontrol Sistem Informasi/Teknologi Informasi.
6. Sebagai standarisasi pendekatan/program audit.
COBIT menyediakan langkah-langkah praktis terbaik yang dapat diambil dan lebih difokuskan pada pengendalian (control), yang selanjutnya dijelaskan dalam tahap dan framework proses. Manfaat dari langkah-langkah praktis terbaik yang dapat diambil tersebut antara lain :
1. Membantu mengoptimalkan investasi teknologi informasi yang mungkin dapat dilakukan.
2. Menjamin pengiriman service.
3. Framework COBIT menggambarkan antara business dan aplikasi yang ditunjukkan pada gambar 2 Boundaries of General and Application Controls.
3. Kelebihan Metode COBIT
Pemilihan kerangka kerja dengan metode COBIT dikarenakan mempunyai beberapa kelebihan diantaranya:
1. Memiliki konsep yang searah dengan pengelolaan perusahaan.
2. Memiliki definisi yang lengkap, rinci dan terarah untuk pengelolaan sebuah perusahaan.
3. Memiliki konsep hubungan kausal yang erat, sehingga mudah untuk mengarahkan perusahaan, dari sasaran teknis ke strategis dan sebaliknya serta mampu menelusuri masalah dari lingkup yang besar ke lingkup yang lebih detil.
4. Stuktur COBIT
Struktur COBIT terdiri dari Excetive Summary, yang didukung dengan perangkat implementasi, kemudian framework yang dijabarkan menjadi 3 bagian yaitu Management Guidelines, Audit Guidelines, Detailed Control Objectives. Untuk Management Guidelines terdapat 4 indikator pengukuran yaitu Maturity Models, Control Success Faktor, Key Goal Indicators, dan Key Performance Indicators. Sedangkan Detailed Control Objectives dijabarkan dalam beberapa Control Practice.
5. Kerangka Kerja COBIT
Kerangka kerja COBIT terdiri atas beberapa arahan/pedoman, yakni:
Control Objectives
Terdiri atas 4 tujuan pengendalian tingkat-tinggi (high-level control objectives) yang terbagi dalam 4 domain, yaitu : Planning & Organization , Acquisition & Implementation , Delivery & Support , dan Monitoring & Evaluation.
1. Planning and Organizing (PO), domain ini mencakup level strategis dan taktis, dan konsennya pada identifikasi cara TI yang dapat menambah pencapaian terbaik tujuan-tujuan bisnis.
2. Acquisition and Implementation (AI), solusi TI yang perlu diidentifikasikan, dikembangkan atau diperlukan, serta diimplementasikan dan diintegrasikan dalam proses bisnis.selain itu perubahan sistem dan pemeliharaannya dilindungi untuk memastikan solusi TI memenuhi tujuan bisnis.
3. Deliver and Support (DS), domain ini menyangkut pencapaian aktual dari layanan yang diperlukan dengan menyusun operasi tradisional terhadap keamanan dan aspek kontinuitas sampai pada pelatihan. Domain ini termasuk data aktual melalui sistem aplikasi, yang sering diklasifikasikan dalam pengendalian aplikasi.
4. Monitor and Evaluate (ME), semua proses TI perlu dinilai secara teratur atas suatu waktu untuk kualitas dan pemenuhan kebutuhan pengendalian. Domain ini mengarahkan kesalahan manajemen pada proses pengendalian organisasi dan penjaminan independen yang disediakan oleh audit internal dan eksternal atau diperoleh dari sumber alternatif.
Keempat domain tersebut diatas kemudian dijabarkan menjadi 34 faktor resiko yang harus dievaluasi jika ingin diperoleh suatu kesimpulan mengenai seberapa besar kepedulian manajemen terhadap teknologi informasi, serta bagaimana teknologi informasi dapat memenuhi kebutuhan manajemen akan informasi. Keempat Domain tersebut dapat pula digambarkan dalam bentuk gambar dibawah ini yang juga terdapat 34 High level objectives dan 6 Publikasi.
Audit Guidelines
Berisi sebanyak 318 tujuan-tujuan pengendalian yang bersifat rinci (detailed control objectives) untuk membantu para auditor dalam memberikan management assurance dan/atau saran perbaikan.
Management Guidelines
Berisi arahan, baik secara umum maupun spesifik, mengenai apa saja yang mesti dilakukan, terutama agar dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :
v Sejauh mana TI harus bergerak atau digunakan, dan apakah biaya TI yang dikeluarkan sesuai dengan manfaat yang dihasilkannya.
v Apa saja indikator untuk suatu kinerja yang bagus.
v Apa saja faktor atau kondisi yang harus diciptakan agar dapat mencapai sukses ( critical success factors ).
v Apa saja risiko-risiko yang timbul, apabila kita tidak mencapai sasaran yang ditentukan.
v Bagaimana dengan perusahaan lainnya, apa yang mereka lakukan.
v Bagaimana mengukur keberhasilan dan bagaimana pula membandingkannya.
6. Skala Maturity dari Kerangka Kerja COBIT
Maturity model adalah suatu metode untuk mengukur level pengembangan manajemen proses, yang berarti adalah mengukur sejauh mana kapabilitas manajemen tersebut. Seberapa bagusnya pengembangan atau kapabilitas manajemen tergantung pada tercapainya tujuan-tujuan COBIT yang. Sebagai contoh adalah ada beberapa proses dan sistem kritikal yang membutuhkan manajemen keamanan yang lebih ketat dibanding proses dan sistem lain yang tidak begitu kritikal. Di sisi lain, derajat dan kepuasan pengendalian yang dibutuhkan untuk diaplikasikan pada suatu proses adalah didorong pada selera resiko Enterprise dan kebutuhan kepatuhan yang diterapkan.
Penerapan yang tepat pada tata kelola TI di suatu lingkungan Enterprise, tergantung pada pencapaian tiga aspek maturity (kemampuan, jangkauan dan kontrol). Peningkatan maturity akan mengurangi resiko dan meningkatkan efisiensi, mendorong berkurangnya kesalahan dan meningkatkan kuantitas proses yang dapat diperkirakan kualitasnya dan mendorong efisiensi biaya terkait dengan penggunaan sumber daya TI.
Maturity model dapat digunakan untuk memetakan :
1. Status pengelolaan TI perusahaan pada saat itu.
2. Status standart industri dalam bidang TI saat ini (sebagai pembanding)
3. Status standart internasional dalam bidang TI saat ini (sebagai pembanding)
4. Strategi pengelolaan TI perusahaan (ekspetasi perusahaan terhadap posisi pengelolaan TI perusahaan)
7. Rencana Audit yang Dilakukan
Rencana audit yang akan kami lakukan adalah Melakukan studi kepustakaan, Melakukan perencanaan pemeriksaan, Melakukan penelitianan pendahuluan, elakukan identifikasi dan analisis masalah, Melakukan pelaksanan pemeriksaan, dan Membuat laporan hasil pemeriksaan dimana kami akan menjabarkan temuan audit.
1. Melakukan studi kepustakaan, yaitu pembelajaran mengenai audit sistem informasi, khususnya mengenai metode audit COBIT 4.1, yang mencakup Plan and Organise, Acquire and Implement, Deliver and Support, dan Monitor and Evaluate.
2. Melakukan perencanaan pemeriksaan, yaitu melakukan observasi awal; merumuskan masalah yang akan diteliti; dan mengajukan permohonan penelitian kepada pihak terkait.
3. Melakukan penelitian pendahuluan, yaitu merumuskan program audit yang akan dijalankan.
4. Melakukan identifikasi dan analisis masalah, yaitu menganalisa efektivitas pelaksanaan pengendalian aplikasi.
5. Melakukan pelaksanan pemeriksaan, yaitu dengan mengajukan kuesioner; melakukan wawancara, observasi lapangan, dan dokumentasi; melakukan evaluasi atas penerapan pengendalian aplikasi tersebut.
6. Membuat laporan hasil pemeriksaan dimana kami akan menjabarkan temuan audit, memberikan rekomendasi dan saran-saran perbaikan, serta menyimpulkan hasil penelitian.
8. Susun Instrumen Audit yang akan Digunakan
Pada tahapan ini kami melaksanakan program audit dengan mengumpulkan bukti-bukti. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah metode penelitian lapangan, yang dilakukan dengan cara mendatangi langsung obyek yang akan diteliti untuk memperoleh data primer. Sehubungan untuk mendapat data sekunder yang berhubungan dengan masalah yang menjadi obyek penelitian, maka Instrumen audit yang akan kami gunakan adalah :
1. Dokumentasi
2. Observasi
3. Komunikasi dengan Wawancara dan Kuesioner
9. Petunjuk Penggunaan Instrumen Audit yang Akan Digunakan
Berikut ini adalah petunjuk instrumen audit yang akan kami gunakan :
1. Dokumentasi
Upaya mendapatkan informasi, kami mengumpulkan data tertulis atau dokumen-dokumen dari perusahaan, yaitu bagan struktur organisasi, uraian tugas serta tanggung jawab, jenis software yang digunakan, printscreen dari software yang digunakan, serta dokumen lain yang berkaitan dengan penerapan sistem aplikasi ERP pada PT. IMI.
2. Observasi
Kami melakukan observasi langsung di perusahaan PT. IMI yang berhubungan dengan sistem aplikasi ERP perusahaan. Pengamatan yang dilakukan adalah sebagai berikut:
a. Analisis catatan (record analysis), meliputi catatan historis atau masa kini dan catatan umum atau pribadi, berupa tertulis, dalam bentuk print-out.
b. Analisis kondisi fisik (physical condition analysis), analisis kondisi fisik dari obyek yang diteliti, menganalisa hardware yang digunakan oleh PT. IMI.
c. Analisis proses atau aktivitas (process or activity analysis), kami menganalisa aktivitas pelaksanaan input dan output yang dihasilkan serta aktivitas pengendalian aplikasi terhadap proses tersebut. Aktivitas ini menggunakan pendekatan auditing around the computer, suatu pendekatan dengan memperlakukan komputer sebagai black box. Kami tidak menguji langkah-langkah proses secara langsung tetapi membandingkan input dan output dari sistem. Diasumsikan bahwa jika input benar akan diwujudkan pada output, sehingga pemrosesannya juga benar dan tidak melakukan pengecekan terhadap pemrosesan komputer secara langsung.
3. Komunikasi dengan Wawancara dan Kuesioner.
Wawancara yang dilakukan yaitu wawancara secara personal kepada pihak manajerial TI dengan Bpk Rencana Ginting (Cana), dan wawancara yang dilakukan dengan cara menyebarkan kuesioner. Pembuatan kuesioner menggunakan pendekatan COBIT 4.1. Setelah melakukan penyebaran kuisioner dilakukan mapping / pengidentifikasian pertanyaan tiaptiap proses TI. Hal ini bertujuan agar informasi tiap-tiap proses TI COBIT dapat terpenuhi. Penyebaran kuesioner berjumlah 5 responden yang tersebar di divisi TI sebanyak 1 responden, divisi Finance sebanyak 1 responden, divisi Sales sebanyak 1 responden, divisi Warehouse sebanyak 1 responden, dan divisi Purchasing sebanyak 1 responden, maka didapatkan jawaban yang sama untuk pertanyaan ya dan tidak, dengan komentar yang sedikit berbeda untuk setiap responden.
Kuesioner memiliki 2 jenis yaitu kuesioner untuk TI dan kuesioner untuk non-TI. Kuesioner untuk TI terdiri dari 88 pertanyaan, yaitu 11 pertanyaan kuesioner pengendalian umum (General Controls), 17 pertanyaan pengendalian batasan (Boundary Controls), 12 pertanyaan pengendalian masukan (Input Controls), 10 pertanyaan pengendalian proses (Process Controls), 4 pertanyaan pengendalian keluaran (Output Controls), 17 pertanyaan pengendalian basisdata (Database Controls), 12 pertanyaan pengendalian komunikasi aplikasi (Application Communication Controls), dan 5 pertanyaan pengendalian sistem operasi (Operating System Controls).
Sedangkan kuesioner untuk non-TI terdiri dari 65 pertanyaan, yaitu 8 pertanyaan kuesioner pengendalian umum (General Controls), 12 pertanyaan pengendalian batasan (Boundary Controls), 22 pertanyaan pengendalian masukan (Input Controls), 8 pertanyaan pengendalian proses (Process Controls), 14 pertanyaan pengendalian keluaran (Output Controls), dan 1 pertanyaan pengendalian komunikasi aplikasi (Application Communication Controls).
